Quels sont les principaux outils de suivi de colis ?

Dans la jungle des outils de suivi de colis, il n'est pas toujours évident de choisir le bon, celui dont on a vraiment besoin au quotidien, celui qui correspond au volume de marchandises traité, au nombre de chauffeurs, et bien évidemment l'outil de transport au bon prix. 

Outils de suivi de colis : Welcome in the jungle !

Entre ceux qui ne servent pas à informer les clients, ceux qui ne sont inaccessibles en tant que transporteur, et ceux liés à des solutions non adaptées, comment faire le bon choix? Ne vous inquiétez plus, je vais éclaircir le chemin pour vous. Préparez-vous à voir clair dans cette confusion, j'ai la machette pour débroussailler tout ça. 

Les plateformes de suivi universel

Depuis 5 ans, on voit une explosion de plateforme web de suivi grâce à la démocratisation des API. Le suivi universel d’expédition est désormais à portée de tous les destinataires qui attendent un colis grâce à ces plateformes web en ligne.

Elles se connectent directement aux gros transporteurs comme UPS, DHL, TNT ou Chronopost via des API.

Vous pouvez faire une recherche multi transporteur avec une simple référence et suivre vos colis sans soucis. Mais attention, si vous n’êtes pas un gros transporteur international avec une API de consultation reliée à votre système, vous ne serez pas repris sur ces plateformes.

Des noms comme Ship24 ou Parcel Monitor offrent en ligne ce service de suivi des colis aux destinataires.

Le suivi de la supply chain 

Quand on parle de suivi, vous pensez à votre client et à son destinataire. Mais attention, certaines plateformes de suivi sont destinées à toute la supply chain, répondant aux besoins très spécifiques de la gestion d’entrepôts et des expéditions internes.

Approvisionnement des matières premières, produits semi-finis, expéditions vers un site d’assemblage : voilà une autre facette du suivi. Donc si vous avez trouvé un logiciel, assurez-vous que le logiciel est bien adapté à vos besoins de transporteur, et non uniquement à l’expédition et traçabilité logistique d’une supply chain comme Kuebix TMS, Freightview.

Le suivi des itinérants et des colis aussi

Continuons notre progression dans le monde des outils de suivi à coup de clics de souris dans la jungle d’internet.

Au détour d’un clic, vous trouverez des logiciels comme Nomadia, totalement accessibles en ligne offrant le tracking de vos chauffeurs et le suivi des colis. Faciles d’accès et disponibles avec un abonnement, ces outils fournissent toutes les fonctionnalités de tracking et de suivi.

Le seul hic, c’est que ce sont des logiciels SaaS destinés aux professionnels itinérants en général, donc leurs solutions sont limitées pour les spécificités de votre métier de transporteur.

Les données d’encodage, l’impression des documents de transport, et les statuts propres aux transporteurs ne sont pas pris en charge, ce qui vous oblige à utiliser un deuxième logiciel de gestion, rendant le tout moins fluide.

Le suivi dans l’e-commerce et la chaine de commerce.

À coups de clics, on finit par déboucher sur une clairière, révélant l’immense domaine de l’e-commerce et du suivi des expéditions, un peu comme des explorateurs découvrant une nouvelle civilisation. Oui, l'e-commerce a aussi son suivi intégré.

Des plateformes spécialisées, comme Sendcloud, Shipo, Shipstation proposent des solutions logicielles à ajouter aux sites de vente en ligne telle que Shopify ou WooCommerce.

Ces plateformes d’expéditions gèrent l'intégration des commandes, le détail des envois, et proposent la livraison via les transporteurs référencés sur chaque plateforme. À nouveau, vous y trouverez les mêmes prestataires internationaux comme DHL, TNT, UPS, etc., ce qui réduit vos chances d'y être repris. Vous l'aurez compris, ces solutions sont conçues pour l'e-commerce, et combien de clients e-commerçants avez-vous vraiment? Et combien d’envois expédient-ils sur votre zone géographique ?

Accrochez-vous à une liane, ce n'est pas fini ! En parlant de commerce, il y a aussi le suivi destiné aux chaînes de distribution tels que Carrefour, CoopSuisse, et bien d'autres. Ici, le suivi doit s'intégrer dans leurs logiciels ERP, comme SAP, pour assurer la traçabilité des produits. Zetes est un exemple de logiciel de gestion de la distribution et du suivi.

Mais vous l'aurez compris, peut-être que vous êtes un intervenant devant envoyer un suivi en EDI vers l'ERP, mais vous n'avez pas nécessairement besoin de ce type de logiciel de suivi, car vos clients sont variés, et pas seulement des chaînes de commerce.

Les solutions de transport avec suivi intégré

Dans l'univers des logiciels pour transporteurs, c'est aussi dense. En y jetant un coup de machette, vous tomberez sur des applications du type « Nos livraisons, vos bras, votre camion, une commission », comme Shippr.

Ici, vous n'avez pas vos propres clients, mais un système de livraison et de suivi pour des secteurs tels que la pharmacie, la restauration, l'alimentaire. Shippr se charge de trouver des moyens de livraison à travers des sociétés de transport pour ses propres clients qui utilisent le logiciel d'expédition et de suivi.

C’est une solution pour avoir des livraisons et offrir du suivi, mais ce ne sont pas vos clients.

Il y a TMS et TMS : le suivi dans les TMS

Dans le vaste monde des logiciels de gestion de transport, on trouve aussi les TMS qui intègrent le suivi, se rapprochant ainsi de ce que l’on recherche. Mais attention, un TMS peut en cacher un autre sous cette appellation.

En effet, certains sont conçus pour les services d’expéditions d’entreprises dans l’alimentaire, ou de boisson par exemple, ayant leurs propres flottes de camions de livraison, mais faisant aussi appel à des transporteurs externes.

Ici, le suivi se concentre sur le livreur et la livraison depuis le départ de la société. Vous remarquez immédiatement qu'il manque une pièce essentielle pour un TMS de transporteur comme vous : les marchandises ne partent pas de chez vous, mais sont ramassées chez vos clients, triées, et scannées à quai pour offrir un suivi complet de chaque colis et palette en quantité et en état, depuis l'arrivée à quai jusqu'à la mise en livraison ou en attente, puis seulement la partie livraison.

Donc regardez bien lorsque vous voyez surgir un TMS à l’écran. Est-ce bien un logiciel avec un suivi et est-ce bien pour un transporteur ?

On arrive au bout du périple dans la jungle des logiciels de suivis.

Lors de votre exploration sur internet, vous avez sûrement remarqué de nombreux liens vers les sites des transporteurs nationaux et de la poste, offrant des plateformes d’encodage, d’impression et de suivi pour leurs clients et destinataires. Oui, c’est exactement ce que vous cherchez, mais adapté à votre entreprise et relié à votre logiciel de gestion de transport. Cependant, vous n’êtes pas la poste, ni UPS… du moins, pas encore.

Comment s'effectue la gestion d’un suivi de colis ? 

Pour effectuer la gestion de suivi de colis il vous faut 3 parties essentielles et indissociables. Je vais vous expliquer.

La partie client est cruciale, car c'est là que vous collectez les données de livraison. Pour ce faire, le client dispose d'une interface où il saisit ses demandes d'expédition ou d’enlèvement, en fournissant les détails complets tels que les adresses, les poids et les quantités de colis.

Pour simplifier sa vie, il peut enregistrer une liste de destinataires fréquents pour une réexpédition rapide.

Ensuite, le client peut facilement imprimer ses étiquettes et les apposer sur ses colis. Les données peuvent être exportées vers le transporteur ou connectées à son logiciel TMS. De plus, le destinataire est habituellement notifié de la livraison par e-mail
La partie client devrait être aussi simple que de suivre un chemin balisé dans la jungle, où chaque étape est claire et facile à suivre

Dans la jungle du suivi des livraisons, la partie transporteur est le terrain d'exploration.

C'est là que les données des demandes d'expédition ou de ramassage sont récupérées. Mais le cœur du suivi réside dans la gestion des envois au sein du TMS, le repère vital de la société de transport. Les tâches se succèdent, du scanning au déchargement à l'évaluation de l'état des marchandises, tout en veillant à ce que chaque étape se déroule sans accroc.

Tout doit être fluide, tant pour le transporteur, pour qui la traçabilité de chaque colis et la gestion des problèmes sont primordiales, que pour le client, en attente de son suivi pour sa précieuse marchandise.

Ensuite vient la mise en livraison et la gestion des envois en attente, que ce soit pour une livraison ultérieure ou en cas d'anomalie.

Dans cette aventure logistique, la communication est essentielle : le client et le destinataire doivent être tenus informé à chaque étape. Pour le transporteur, des statuts clairs et non équivoques dans son TMS sont indispensables. Travailler avec une norme comme EDIFACT est un atout majeur. Cela permet une communication fluide tant avec les clients qu'avec d'autres transporteurs ou encore des ERP, renforçant ainsi la reconnaissance des statuts et l'efficacité dans cette jungle logistique.

Enfin, la dernière partie concerne le chauffeur. C'est lui qui se fraye un chemin jusqu'à chaque destinataire. Pour lui, il est crucial de pouvoir donner l'état de la livraison : est-ce livré ou non, et pourquoi.

Il doit également avoir accès facilement aux statuts EDIFACT spécifiques à l'étape de livraison. En cas de livraison, la possibilité de capturer une signature mobile comme preuve de livraison est un plus pour le client. La transmission de ces informations doit être rapide vers le TMS, car un envoi non livré doit alerter le bureau et le client pour qu'une décision puisse être prise rapidement.

Gérez en un coup d'œil toutes vos commandes de transports

Gérez en un coup d'œil toutes vos commandes de transports

Téléchargez le fichier Excel et retrouvez toutes les colonnes et les menus déroulants dont vous avez besoin, avec les types de transports, les statuts de la livraison,  le détail des envois, le calcul de prix !

5 avantages d’utiliser un outil de suivi de commandes

Comme nous venons de le découvrir en débroussaillant un passage dans la jungle des outils de suivis, plusieurs parties sont intéressées par le suivi des livraisons. Mais concentrons-nous sur ce qui vous importe vraiment : le suivi en tant que transporteur de colis et de palettes qui a plusieurs clients.

Je vous montre en 5 points les principaux avantages pour vos sociétés de transport et qui vont achever de vous convaincre.

1. Savoir où est le colis en temps réel.

Le but premier est suivre la trace du passage de chaque envoi à travers le parcours de livraison, assurant ainsi sa traçabilité. Il s'agit de positionner le colis tout au long de sa trajectoire vers le destinataire et de valider chaque étape.

2. Pouvoir régler les problèmes grâce au suivi.

Le suivi des colis permet de détecter immédiatement les problèmes dès leur arrivée dans votre entrepôt. Cela vous permet de les communiquer rapidement au client. Un colis manquant, abîmé ou ouvert ? Plus vite c’est signalé, plus vite le problème peut être résolu et plus vite vous êtes tranquille.

3. Interagir avec votre client avec le suivi en continu.

Votre client vous confie sa marchandise, précieuse à ses yeux, et vous savez que le parcours de son envoi est semé d'embûches. Du chargement initial au déchargement final, chaque étape présente des risques. Avec votre communication constante et rassurante tout au long de ce parcours, vous apaisez ses inquiétudes. Savoir que sa marchandise est entre de bonnes mains, malgré les imprévus possibles, aide à renforcer et fidéliser votre relation avec vos clients.

4. Eviter les oublis et les vols avec le suivi des envois.

Imaginez-vous en train de jongler avec les colis lors du déchargement et du chargement, un colis peut-être vite oublié ou volé, mais ne vous inquiétez pas ! Le scanning des colis rend tout cela plus simple en vérifiant aussi leur quantité.

Avec le suivi, cette vérification se poursuit lors du chargement et même pour les envois qui restent à l’entrepôt en attendant une livraison différée. Si jamais un colis manque dans un envoi, le suivi va mettre l’envoi en évidence pour vous alerter.

5. Avoir une vision claire du travail en cours avec chaque étape du suivi des colis.

Avec un suivi intégré dans votre TMS, vous disposez de toutes les étapes de chaque envoi tout au long de son parcours, sans nécessiter de saisie manuelle ou d'importation de données.

Encore mieux, si votre TMS gère l'organisation des tournées, vous pouvez suivre la progression de chaque tournée directement à l'écran. Et lorsque votre TMS utilise des statuts EDIFACT tels que MLV, CFM, ou REN AVI, le suivi vous indique clairement ce qui a été fait à chaque étape, sans équivoque.

Vous avez enfin émergé de la jungle des suivis, et devant vous, se profilent les solutions telles des enseignes clignotantes de bars de brousse vous invitant à vous approcher. Mais prenez garde à ce que vous trouverez une fois là-bas.

Outil gratuit : effectuer son suivi sur Excel

 
En fouillant un peu sur internet, vous pouvez dénicher des modèles Excel pour le suivi des livraisons. Ces fichiers pratiques sont souvent accompagnés de résumés graphiques des statuts de livraison, offrant une vision claire et imagée. En bonus, un rapport détaillé liste vos envois selon leurs statuts, vous permettant de naviguer facilement à travers votre flux logistique.

Une manière ludique et efficace de garder le cap dans l’aventure de la gestion des livraisons !

Avantages

Ces modèles Excel sont entièrement paramétrables, vous permettant de choisir les statuts avec vos propres libellés. Et le meilleur ? Ils sont généralement gratuits.

Inconvénients 

Ces modèles Excel, bien que pratiques, ne sont pas la découverte du Graal des outils de suivi de colis. C'est un résumé des livraisons, pas un suivi en direct, et toutes les données doivent être saisies manuellement. Le processus manque de fluidité, car les statuts ne sont mis à jour qu'au retour des chauffeurs. Ce n'est pas la solution la plus professionnelle : après tout, ce n'est qu'un fichier Excel, susceptible de planter ou d'être corrompu.

Logiciel de suivi de colis 

Comme nous venons de le voir, le suivi de vos colis et palettes doit être non seulement simple mais aussi incroyablement précis à chaque étape du processus de livraison. L’outil de suivi doit être totalement intégré à votre TMS si vous souhaitez que ce soit fluide, simple et précis.

Ce n’est pas tout pour être vraiment performant, votre TMS doit couvrir l'intégralité du processus logistique :

La ramasse, le suivi indique si le colis a bien été enlevé et signale le départ du parcours.

Le déchargement à quai, le suivi signale l’état de l’envoi et la quantité de colis et palettes qui le composent.

La mise en livraison, le suivi fait savoir au client et au destinataire l’imminence de la livraison. Les envois restés à quai, le suivi prouve que l’envoi est toujours présent à l’entrepôt en quantité et attend sa livraison.

Et bien entendu toute la phase de suivi de la livraison : la date et l’heure de livraison, l’arrivée du chauffeur, le statut de la livraison et la signature, le statut de non-livraison et les raisons EDIFACT comme REN CAD par exemple

Avantages

En faisant le bon choix de TMS incluant un logiciel de suivi complet, vous bénéficierez d'avantages indéniables :

Votre outil de suivi est dédié au transport de Colis et Palettes : Le TMS est entièrement conçu pour répondre aux besoins spécifiques de votre activité. Chaque fonctionnalité et chaque outil, dont le logiciel de suivi, sont optimisés pour la gestion des colis et palettes, vous offrant une solution sur mesure qui maximise l’efficacité et la précision.

Un outil de suivi comme les grands groupes de transport est ce que vous recherchez, un TMS de qualité avec une plateforme de suivi dédiée vous place au même niveau que les leaders du secteur. Vous bénéficiez des mêmes avantages technologiques, ce qui vous permet de rivaliser avec les plus grands et de gagner en compétitivité.

Avec un suivi complet intégré, votre TMS assure une expérience sans faille. Vos clients bénéficient d’une plateforme d’encodage et de suivi complète, d’une transparence totale et vous, vous gagnez en efficacité. Plus besoin de réencoder les informations, tout est automatisé et synchronisé. Cela signifie moins d’erreurs, plus de temps gagné et une gestion simplifiée.

Inconvénients

Avant de faire votre choix considérez aussi les inconvénients potentiels des logiciels de suivi de colis et palettes.

Si vous ne souhaitez pas avoir de tracas, vérifiez deux fois les fonctionnalités, la taille du système et le coût mensuel.

En effet des fonctionnalités peu claires peuvent entraîner des erreurs fréquentes qui vont compliquer son usage et donc vos opérations. De gros systèmes peuvent être lents, rendant la gestion en temps réel moins efficace, hors ce que vous voulez c’est de la fluidité et de la facilité.

Vérifiez surtout le prix, les coûts basés sur le nombre de colis encodés ou de clients desservis peuvent vite grimper, impactant votre rentabilité et bloquer votre croissance

Pour éviter ces soucis, choisissez un TMS incluant un outil de suivi, rapide et abordable, qui simplifie votre travail et satisfait vos clients.

Colitrack vous permet de scanner au déchargement avec une douchette sans fil, de donner les statuts d’arrivage, mais aussi les statuts lors de la mise en livraison et de livraison avec le scanning en mobile. Vous avez un outil de suivi complet !

👉 Découvrez Colitrack maintenant même si vous débutez vous allez offrir un suivi pro facilement et en moins de 1 jour vous travaillez déjà.