Comment améliorer la traçabilité des colis ?

Je suis certain que vous organisez minutieusement vos tournées pour distribuer les colis et les palettes de vos clients de manière efficace. Cependant, que se passe-t-il lorsque la traçabilité des colis fait défaut ? En cas de colis perdu, êtes-vous responsable ?

Les 4 problèmes majeurs engendrés par un mauvais tracking de ses colis

Les pertes d’envois 

Si vous n’avez pas définit un parcours clair des envois et si pour chaque étape vous n’avez pas mis en place un scanning ou une vérification des envois au travers des colis et palettes qui les composent, les pertes d'envois deviennent votre plus grande préoccupation.

Imaginez, vous faites une prise de sang où tous les flacons sont mélangés dans plusieurs boîtes sans étiquetage passant ensuite par plusieurs mains : infirmière, chauffeur, stockage frigorifique, laborantin. Combien y-a-t-il de chance que vous ayez un jour vos résultats corrects ? Ce n’est pas possible me direz-vous, car chaque flacon est identifié par code-barres. Les pertes sont évitées grâce à la vérification de chaque flacon à chaque étape.

Il en va de même dans la livraison de colis. L’identification à chaque étape de suivi du parcours des colis préviendra les pertes d’envois.

Le manque de réactivité

Le manque de réactivité face aux problèmes devient évident sans un système de tracking des envois efficace.

Les difficultés vous reviennent en fin de journée, rapportées par les chauffeurs, ou émergent plus tard, telles qu'une livraison oubliée depuis trois jours, enfouie dans un coin de l’entrepôt.

Sans un système de tracking à chaque étape, les problèmes peuvent passer inaperçus. Par exemple, un envoi arrivé manquant partiellement de 2 colis sur 3, comme annoncé par le client, ne sera détecté qu'à la livraison finale au destinataire.

Bonne chance pour remonter toutes les étapes après coup pour retrouver les colis manquants. Un scanning à l’arrivée aurait immédiatement signalé cette anomalie. Le client aurait été informé de l'arrivage partiel et aurait pu prendre des mesures pour rechercher le colis manquant.

La perte de confiance de vos clients

Un système de tracking peu fiable est comme un brouillard dense : il obscurcit la visibilité et crée une incertitude, laissant vos clients dans l'ombre quant à la localisation de leurs colis.

Cependant, votre client recherche la tranquillité d'esprit et évite l'incertitude à tout prix. Si vous ne pouvez pas fournir à vos clients des informations précises sur l'emplacement exact de leur colis, l'état de leur marchandise, ainsi que la planification détaillée de la livraison chez le destinataire, vous risquez de perdre leur confiance.

En revanche, la traçabilité en temps réel des colis leur garantira la sérénité et renforcera leur confiance envers vos services

La responsabilité engagée 

Si le colis n'est pas livré, qui est responsable vis-à-vis du client ? Et bien c'est le vendeur qui fait appel au transporteur pour exécuter la livraison. Toutefois, le transporteur s'engage auprès du vendeur livrer en temps et en heure la marchandise à destination. Si le colis ne parvient pas au consommateur, le vendeur, responsable juridiquement, peut se retourner contre le transporteur. (source litige.fr)

Les outils pour améliorer la traçabilité de ses tournées de livraison

Les principaux outils pour améliorer la traçabilité des envois incluent des systèmes de gestion de flotte avec GPS intégré qui effectue un tracking du parcours des véhicules.

Ils intègrent les applications mobiles pour les chauffeurs permettant la mise à jour en temps réel des statuts des livraisons ou de non livraison et les raisons associées.

Ces outils englobent un logiciel de dispatch avancé qui optimisent le planning des tournées tout en montrant un suivi précis des envois et un détail du scanning de chaque colis et palette grâce aux codes-barres.

Ce n’est donc pas juste avoir un scanner comme je l’entends parfois : « Mon client me demande de scanner les colis pour le tracking ! ».

Il est évident que les outils gratuits de type Excel ont leurs limites.

Un fichier Excel par exemple va vous demandez des mises à jour manuelles du tracking pour enregistrer les informations sur les envois. Cela entraine des erreurs et un travail sans fin. 

Bien souvent les solutions gratuites ont une taille limitée quand à leur utilisation voir même à leur capacité de traitement. Si vous avez déjà 30 envois par jour à traiter et selon 4 étapes simples de traçabilité, le système gratuit va vite poser ses limites.

Enfin contrairement aux logiciels de tracking dédiés, un fichier Excel ne peut pas envoyer des notifications automatiques pour informer les collaborateurs et surtout vos clients des exceptions ou des problèmes dans le parcours de livraison.

Je vous conseille donc de vous orienter vers un vrai logiciel pour assurer la traçabilité de vos envois. La gestion des étapes et des statuts tout au long du parcours de livraison demande d'être interconnectée.

En effet, le tracking des colis représente une gestion interconnectée qui comprend le scanning des codes-barres à chaque étape du parcours de l’envoi, ainsi qu'un logiciel de planification offrant un suivi en direct de chaque colis.

Ce système affiche clairement l'étape actuelle, l'état du colis, les éventuelles anomalies et les alertes concernant les problèmes. De plus, il optimise efficacement les trajets des camions et camionnettes pour une livraison fluide et ponctuelle.

Le plus gros avantage pour vous, transporteur ?

Vous vous concentrez uniquement sur le petit pourcentage des anomalies et des alertes. Le reste roule tout seul. Cela vous permet de gagner un temps précieux tout en affichant une réactivité qui rassure pleinement votre client.

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