Comment gérer un fichier EDI?

Mais c’est quoi un fichier EDI ? me demandent souvent mes clients.

Nous savons tous que la gestion d'une entreprise de transport de colis et de palettes peut être un défi quotidien. Vous organisez des tournées pour vos chauffeurs, vous vous adaptez aux variations journalières du nombre d'envois et du type de colisage, et vous optimisez la capacité de chargement de vos véhicules.

Aujourd'hui, nous souhaitons aborder un sujet qui pourrait susciter quelques interrogations : l'intégration des fichiers EDI.

Fichier EDI ou le mode EDI c’est quoi ? 

"Mon client me demande d'intégrer des fichiers EDI et je ne sais pas ce que c'est et ce que cela implique."

Imaginez ce scénario : un client important vous appelle avec une demande pressante. Ils souhaitent que vous intégriez des fichiers EDI dans votre système. Vous êtes perplexe. Qu'est-ce que l'EDI ? Comment cela fonctionne-t-il ? Et surtout, quels seront les impacts sur vos opérations quotidiennes ?

"L'incertitude face à l'EDI peut générer du stress et des inefficacités."

Face à cette demande, il est naturel de ressentir une certaine anxiété. L'EDI, ou Échange de Données Informatisé, est une technologie permettant l'échange électronique de documents de transports entre les systèmes informatiques des partenaires transporteurs. Sans une compréhension claire, vous risquez de perdre du temps précieux, de commettre des erreurs coûteuses et de compromettre la satisfaction de vos clients.

Vos chauffeurs pourraient voir leurs tournées perturbées par des malentendus ou des informations incorrectes, et vous pourriez rencontrer des difficultés à gérer vos ressources de manière optimale.

Comment ouvrir un fichier EDI ? 

Ouvrir un fichier EDI, le plus simple est d'utiliser l'application Bloc-notes de Windows. Il existe plusieurs types de fichiers EDI. Les plus courants dans le transport de colis et de palettes sont les IFSCUM, DISPOR et les SCONTR.

Une fois ouvert, vous verrez un ensemble de balises suivies d’un + qui introduit ou délimite les données en fonction des besoins du transport et évitent les répétitions. Ces données sont compréhensibles entre les systèmes TMS, ce qui permet l'intégration des fichiers EDI.

On se rend compte facilement que le fichier est difficile à interpréter. Il va falloir automatiser sa lecture et son intégration

Simplifiez l'intégration EDI et transformez ce défi en opportunité. 

L'intégration de fichiers EDI est une tâche complexe qui doit être confiée à des professionnels.

Les données interconnectées à travers les échanges EDI sont sensibles, et une erreur peut se répercuter dans le système des autres partenaires. C'est pourquoi ce travail doit être réalisé par un service informatique possédant le savoir-faire et les liaisons nécessaires dans le TMS qu'ils fournissent.

Vous pouvez néanmoins passer par une interface intermédiaire capable de décoder et de reformater le fichier en un format lisible, comme Excel, qui devra ensuite être intégré.

Il y a donc une étape supplémentaire et elle est payante à chaque ligne traduite, ce qui augmente les coûts de traitement des livraisons de vos clients.

Quels TMS logiciel de gestion de transport pour intégrer un EDI ?

En choisissant un TMS développé par une entreprise experte en EDI, vous économisez ce coût récurrent sur chaque envoi. L'intégration du fichier EDI fait partie d'un projet entre les services informatiques de votre TMS et ceux de vos clients demandeurs d'EDI.

Ce processus implique plusieurs étapes : les échanges pour obtenir les bonnes données, la création d'un FTP (lieu où les fichiers seront déposés), le développement de la lecture du fichier EDI et la liaison avec les données internes du TMS. Ces étapes font l'objet d'un coût de développement pour l'intégration. Il est crucial de bien choisir votre logiciel de gestion de transport pour vous assurer que le service de développement puisse intégrer des EDI de manière efficace. Un certain savoir-faire est nécessaire pour éviter des échanges sans fin et un projet d’intégration qui va vous coûter les yeux de la tête.

Chez Logicalsys, nous intégrons des EDI depuis plus de 20 ans dans notre TMS Mess24, offrant ainsi à nos clients une solution fiable et économiquement avantageuse.

Les intérêts pour vous transporteurs de colis d'un fichier EDI 

Qui dit EDI dit généralement volume de colis à recevoir.

L'intégration EDI permet la liaison directe entre les systèmes : réception des demandes de livraisons et envoi des statuts en EDI en retour. Cette liaison garantit la pérennité des échanges et, par conséquent, la fidélité du client.

Chez Logicalsys, nous avons des échanges EDI créés pour nos clients avec Geodis, Essers, et Kuehne & Nagel, qui fonctionnent quotidiennement depuis 15 à 20 ans. En répondant aux besoins de vos clients grâce à l'EDI, vous améliorez votre relation avec eux et renforcez leur confiance dans votre entreprise.

Nous avons des clients qui distribuent des pièces automobiles avec une intégration EDI, deux fois par jour sur plus de 15 à 20 tournées. Ils n'ont pas à se préoccuper de l'intégration des envois, que ce soit pour eux ou pour leurs clients, les plateformes de distribution de pièces de rechange automobile. Cette sérénité quotidienne renforce leur relation avec leurs clients chaque jour.

En intégrant les fichiers EDI, vous modernisez vos opérations, réduisez les risques d'erreurs humaines et gagnez un avantage concurrentiel.

Vos chauffeurs peuvent se concentrer sur ce qu'ils font de mieux : livrer des colis et des palettes de manière efficace et ponctuelle, tout en bénéficiant de tournées optimisées grâce à des informations précises et à jour.

Chez Logicalsys, nous mettons à votre disposition notre expertise de plus de 20 ans dans l'intégration EDI avec notre TMS Mess24, pour que vous puissiez bénéficier d'une solution fiable et efficace, adaptée à vos besoins et à ceux de vos clients.

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Avec Mess24, notre équipe de Logicalsys intègre les fichiers EDI pour vous : zéro tracas et des liaisons solides qui renforcent la fidélité de vos clients.

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