5 conseils pour optimiser vos livraisons et gagner (beaucoup) de temps

Vous venez de démarrer votre activité en tant que transporteur professionnel et souhaitez développer davantage votre activité avec des livraisons plus rapides ?

Optimiser vos tournées va permettre à la fois d'augmenter la satisfaction client avec des colis livrés en temps et en heure et d'améliorer le bien-être de vos chauffeurs, qui seront ainsi plus concentrés et productifs. Gain de temps, d'énergie et d'argent.

Optimisation des tournées de livraisons, de quoi parle t-on exactement ?

Si vous êtes transporteurs vous connaissez sans doute les tournées, mais le routing ou l'optimisation des tournées de livraison, qu'est-ce que c'est pour vous?

Tout d'abord il y a la tournée qui ,en transport de colis et de palettes, fait référence à l'ensemble des déplacements que vous planifiez pour livrer des colis à différents points de livraison.

Maintenant voyons ce qui compose cette tournée exactement. 

Pour livrer vous avez un camion ou une camionnette qui va être chargée de colis et de palettes. Donc la tournée se compose d'un véhicule, d'un chauffeur et d'un ensemble de colis et palettes.

Chaque tournée est aussi organisée en fonction d'un "tour" c'est-à-dire d'un parcours que va faire le chauffeur et qui est plus ou moins long selon les quantités de marchandises à livrer et selon le nombre de stops. Un stop étant chaque adresse de livraison ou d'enlèvement de marchandises.

Dans la distribution de colis et palettes, les quantités peuvent être très variables d'un jour à l'autre, mais par défaut vous allez voir se dessiner des récurrences. Les récurrences ce sont des endroits où vous allez tous les jours comme les zonings industriels, les parcs d'activités artisanales, les centres commerciaux et qui systématiquement doivent être pris en compte dans les "tours" que vont faire les chauffeurs.

La collecte (la ramasse ou le pick-up) des colis et palettes chez vos clients vient aussi s'ajouter à ce qui compose la tournée. Il faut aussi en tenir compte et surtout pouvoir décider quand on va effectuer ces ramasses afin de pouvoir les charger en ayant de la place dans le véhicule.

Enfin, votre chauffeur va travailler 8 heures par jour pour bien faire et généralement pendant les heures d'ouverture des magasins et des bureaux. Il faudra donc prendre en compte les temps passés avec le chargement du matin, les déplacements sur la route, les arrêts, les déchargements chez chaque client, les signatures de preuves de livraison, les ramasses chez les clients et le déchargement des enlèvements, des ramasses et des non livrés au dépôt en fin de journée.

Cela va déterminer la longueur de la tournée que le chauffeur est capable d'effectuer.

Ensuite nous avons l'optimisation des tournées de livraisons (ou le routing ou le routage). L'optimisation des tournées de livraisons va consister à déterminer la meilleure façon d'effectuer ces tournées. La première optimisation sera de déterminer des zones géographiques sur lesquelles une tournée est effectuée. La seconde optimisation sera d'organiser dans cette tournée, la meilleur façon de circuler d'un point à un autre.

Voici nos 5 conseils pour vos tournées de livraisons.

Conseil n°1 : Déterminez les éléments importants pour effectuer une livraison

Lorsque vous créez vos tournées de livraison, vous devez tenir compte de plusieurs variables telles que les types de véhicules, les quantités à charger, les capacités de charge, les distances à parcourir, les temps de déchargement et les horaires des lieux de livraison. 

Vous devez donc lister les véhicules qui composent vos tournées et connaitre les capacités de chargement, tant au niveau du poids, des volumes et des capacités physiques, car une camionnette sprinter est déjà bien remplie avec une seule palette par exemple.

Il faut aussi assigner un chauffeur ou un partenaire à chaque tournée afin de pouvoir gérer la traçabilité des étapes de la livraison des colis. En d'autre termes, grâce au scanning de chaque étape, vous déterminez qui a fait quoi et quand.

Il faut que vous puissiez récupérer et collecter les détails de chaque livraison et de chaque enlèvement au niveau : des adresses complètes, du poids, du volume, de la quantité de colis ou palettes qui composent l'envoi.

Gérez en un coup d'œil toutes vos commandes de transports

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Téléchargez le fichier Excel et retrouver toutes les colonnes et les menus déroulants dont vous avez besoin, avec les types de transports, les statuts de la livraison, le détail des envois et le calcul du prix !

Enfin si vous travaillez lors de la distribution de colis avec des magasins ou des restaurants, essayez toujours d'avoir les heures d'ouverture. Cela permet d'éviter des temps d'attente ou des détours pendant la tournée.

Conseil n°2 : Dessinez les zones géographiques de chaque tournée

Le plus facile et le plus efficace pour créer vos tournées est de dessiner sur une carte les zones géographiques dans laquelle les livreurs vont "tourner". Ensuite vous déterminez un intervalle de code postal ou une suite d'intervalles de codes postaux qui délimitent chaque zone géographique et donc chaque tournée.

Les codes postaux étant présents dans chaque adresse d'enlèvement et de livraison, vous pourrez facilement vous en servir pour lister les envois qui composent chaque tournée.

Les zones géographiques de tournée peuvent être plus ou moins loin du dépôt. Le facteur distance doit être tenu en compte dans le nombre de colis et palettes à livrer sur une zone. Si votre chauffeur doit faire 40 kilomètres pour commencer sa tournée, il commencera d'office plus tard que celui qui effectue une tournée dans votre zone autour du dépôt.

La facilité de créer des zones géographiques pour les tournées réside aussi dans le fait que pour les livraisons récurrentes, vos chauffeurs connaissent bien la zone et les différentes contraintes de circulation ou de fermeture qui compose leur parcours de tournée.

De plus, les zones géographiques des tournées couvrent tout votre secteur territorial sur lequel vous livrez en direct. Une zone moins souvent remplie peut être divisée à l'occasion sur les deux zones qui l'entourent et les envois chargés par ces deux chauffeurs.

Enfin, il faut tenir compte de la densité territoriale. Une tournée peut être en centre-ville et puis ressortir pour faire une zone d'activité artisanale ou un zone industrielle et être complète, alors qu'une autre devra couvrir dix villages et des kilomètres de routes pour être réalisée.

Conseil n°3 : Précisez le temps et les horaires pour chaque livraison

Pour le temps de la tournée, plusieurs éléments vont interférer et influencer sa durée.

D'abord, il convient d'obtenir des informations sur les distances entre les points de livraison, y compris les kilomètres à parcourir pour les allers-retours au dépôt.

Il est nécessaire de connaitre les temps de chargement et de déchargement qui sont liés au départ de la tournée de votre dépôt et ensuite à chaque point de livraison.
En effet, un camion qui part avec 15 palettes et 10 colis mettre moins de temps à charger qu'une camionnette avec 120 colis pour 40 points de livraison.

Mais le camion peut mettre plus de temps à livrer ses 15 palettes. Il devra prendre en compte la mise à quai, le déchargement, la route jusqu'au point suivant,... Alors que la camionnette va peut-être tourner dans trois communes limitrophes et un parc d'activités faisant 500 mètres en moyenne entre chaque stop.

Vous devez donc analyser les distances parcourues et le temps pour les parcourir, et ce pour chaque tournée afin de les harmoniser au mieux. Vous essayez de jouer entre la maximisation de l'efficacité opérationnelle (nombre de livraisons effectuées dans un délai donné) et la réalité de la tournée de livraison.

Enfin, certains destinataires de vos clients ont des horaires d'ouverture dont il faut tenir compte. Il convient donc de consigner les horaires d'ouverture des lieux de livraison sur chaque fiche de destinataire pour disposer de cette information visuellement lors de l'organisation de la tournée. Il faut placer l'adresse de livraison au bon endroit dans la tournée pour que le chauffeur arrive sur place pendant les heures d'ouverture.

Conseil n°4 : Appliquez un suivi et un reporting 

Pendant la tournée, il peut y avoir des situations imprévues telles que des retards, des annulations de livraison ou des adresses incorrectes.

La gestion de ces exceptions fait partie intégrante de la tournée et peut nécessiter des ajustements en temps réel pour minimiser les perturbations. Il faut donc être informé en continu et disposer de l'information sur le détail de chaque point de livraison de chaque tournée.

Il est donc nécessaire de suivre et de surveiller l'avancement des livraisons. Un outil de suivi des positions permet de suivre le parcours du chauffeur sur sa tournée.

C'est très important car en au cours de la journée, les demandes de collectes (de ramasses, de pick-up) des envois chez vos clients vont affluer. Vous devrez les attribuer à chaque chauffeur en fonction de sa proximité du lieu de ramasse mais aussi et surtout en fonction de la place dans son véhicule. Un bon outil de suivi du chauffeur et votre reporting en continu devraient pouvoir facilement vous permettre d'attribuer les ramasses aux bons chauffeurs. 

Conseil n°5 : Utilisez une application pour optimiser vos livraisons

On rentre maintenant dans le domaine de la planification efficace des itinéraires pour minimiser les coûts et maximiser l'efficacité. 

En quoi cela consiste ? 

Comme on vient de le voir, optimiser les tournées passe pour beaucoup d'éléments  à analyser et à évaluer. Tous ces éléments sont interdépendants et construisent vos tournées de manière à pouvoir les réaliser de manière productive. 

Dans ce dernier conseil, nous parlerons d'optimiser les adresses, c'est-à-dire de faire en sorte que leur organisation à la suite l'une de l'autre soit maintenant efficace.

 L'organisation d'adresses (le routing, le routage) permet de faire mieux circuler les marchandises et grâce à cela vous générez de l'efficacité pour votre société de transport de colis et palettes.

Quelle efficacité exactement ?

Tout d'abord, vous allez minimiser les distances parcourues. En optimisant l'ordre des adresses à visiter, vous réduirez les distances totales parcourues par les véhicules de livraison. Cela permet de diminuer les coûts liés au carburant et au temps de conduite.

Ensuite vous allez réduire les temps de trajet. En plaçant les adresses dans un ordre logique, vous minimisez les temps de trajet entre les différents points de livraison ou de collecte. Cela permet d'optimiser l'efficacité des opérations et d'améliorer la satisfaction des clients en respectant les délais de livraison.

Les outils indispensables pour optimiser vos livraisons et augmenter la productivité de votre entreprise

Pour pouvoir faire de l'optimisation des adresses de livraisons, il vous faut obligatoirement deux éléments : Les adresses GPS de chaque stop de la tournée et un algorithme de planification.

Comment et où trouver ces deux éléments?

Pour obtenir les adresses GPS, rien de plus simple avec Google Maps.

Pour optimiser les adresses vous devez utiliser soit un "route planner" (planificateur de routes) qui va déterminer pour une liste de points à visiter l'ordre de réalisation idéal. A ne pas confondre avec l'itinéraire qui est dans Google Maps qui permet lui d'ajouter une suite de points mais ne fait en aucun cas un ordre et qui est limité à dix points.

Le logiciel de planification de routes fait appel à un algorithme qui est installé sur un serveur de calcul et qui va générer la meilleure route avec les adresses GPS qui lui ont été confiées. Généralement le logiciel est aussi relié à un serveur de cartes afin de vous montrer le résultat en images.

Route XL est un logiciel qui permet à la fois l'itinéraire et l'optimisation. Il est gratuit avec vingt points par route. Le géo coding, qui est la recherche des coordonnées GPS, est lui aussi gratuit dans Route XL.

L'inconvénient c'est que pour toutes les solutions gratuites, il faut ajouter les adresses dans un logiciel tiers, soit une par une, soit via un import toujours bien évidemment limité. 

Il faut ensuite récupérer l'ordre optimisé dans un format exploitable. Et il faut donner cet ordre au chauffeur généralement sous forme de liste papier.

Bref une multitude de manipulations sur des tournées qui généralement risquent encore d'être modifiées à peine planifiées et optimisées. Ce qui nécessite à nouveau la même manipulation avec les points ajoutés.

Cela peut aider mais ce n'est pas une solution et le manque de temps pour faire toutes ces manipulations est encore un problème additionnel.

Comment doit être la solution idéale?

La solution doit être fluide, intégrée et sans trop de manipulations.

Fluide : il faut que les adresses soient déjà présentent sans import, ni encodage. Les adresses doivent être déjà prêtes à être optimisée pour créer la bonne route.

Intégrée : il faut qu'une fois la tournée optimisée, elle soit dans l'ordre dans votre logiciel de transport et qu'elle puisse à nouveau recevoir des adresses à ajouter afin de les optimiser à nouveau pour créer la nouvelle route.
Il faut aussi et surtout que les chauffeurs puissent avoir leur route sans effort et pour bien faire sur leur mobile.

Sans manipulation : il faut que tout cela soit géré en tâches de fond automatisées, sans import, sans export, ni transferts de fichiers par l'utilisateur.

Nos solutions en tant que logiciel logistique :

Colitrack, le tremplin si vous débutez et que vous voulez organiser votre société de transport:

Dans Colitrack, vous disposez d'un planning par chauffeur qui permet de glisser simplement chaque adresse sur le chauffeur. Les adresses sont déjà dans votre Colitrack Manager car elles sont issues de l'encodage en ligne fait par vos clients sur la plateforme web. Tout est intégré et fluide. Pas d'import, pas d'export pas de manipulations.

D'un simple clic, la liste des adresses est envoyée dans l'algorithme qui les organise selon le meilleur ordre.

Vos chauffeurs ont directement la liste des livraisons dans l'ordre sur leur mobile grâce à Colitrack mobile.

Le suivi des livraisons avec leurs statuts et le tracking des positions des chauffeurs sont sous vos yeux à chaque instant.

Mess24 est votre TMS de gestion complet si vous avez plusieurs tournées et plus d'une centaine de colis et palettes à livrer quotidiennement :

Dans Mess24, vos tournées sont configurées selon des zones géographiques de codes postaux, les envois issus de l'encodage par vos clients sur la plateforme web, mais aussi les envois issus de fichiers EDI sont automatiquement intégrés dans le logiciel et sont planifiés sur la bonne tournée en fonction des codes postaux.

D'un simple clic, les adresses sont organisées par l'algorithme et vos chauffeurs partent livrer avec les envois dans l'ordre sur leurs mobiles. En cours de journée, les demandes de ramasses sont ajoutées sur le mobile du chauffeur selon sa tournée. 

Chaque statut revient automatiquement sur chaque envoi et vous avez une vision complète de l'évolution de la tournée tout au long de la journée.

La carte de tracking vous permet aussi à tout moment de positionner vos chauffeurs afin de facilement réorganiser une tournée.

FAQ

Comment améliorer rapidement mon processus de distribution ?

Pour améliorer rapidement votre processus de distribution, voici quelques recommandations précises et concrètes :

1. Organisation des ramasses chez vos clients :

   • Dédiez un chauffeur pour les ramasses en fin de journée, partant directement de l’entrepôt.
   • Alternativement, intégrez les ramasses en fin de tournée pour les chauffeurs déjà sur la route.
     
     

2. Création de zones géographiques de tournées :

   • Segmentez vos tournées en zones géographiques définies par des codes postaux spécifiques. Cela simplifie la planification et permet une meilleure gestion des camions et des chauffeurs. Essayez que vos chauffeurs fassent toujours le même tournée. Il connaitra chaque embuche et chaque horaire.
     
     

3. Zones à quai pour les colis et palettes :

   • Installez des zones dédiées à quai où les colis et palettes sont organisés selon les tournées. Identifiez clairement chaque zone avec le nom de la tournée pour éviter toute confusion.
     
     

4. Calcul du nombre de stops par chauffeur :

   • Lors de la création des plannings, calculez précisément le nombre de stops pour chaque chauffeur et vérifiez la faisabilité des livraisons en termes de temps. Assurez-vous que les trajets sont réalistes pour maintenir la ponctualité et l’efficacité.
     
     

5. Optimisation des tournées avec un outil de routing :

   • Utilisez un logiciel de routing pour optimiser les itinéraires. Ils prennent en compte divers facteurs comme la distance et les priorités de livraison, permettant de maximiser l’efficacité des tournées.
     
     

6. Planification des départs et chargements :

   • Planifiez les départs des chauffeurs en fonction des tournées, en chargeant les colis pour les destinations les plus proches en premier au fond de la camionnette et ceux pour les destinations les plus éloignées en dernier. Cela réduit les manipulations inutiles et optimise les trajets.
     
     

7. Utilisation de logiciels de livraison mobiles :

   • Équipez vos chauffeurs de logiciels de livraison sur leurs mobiles, leur permettant d’accéder à leur planning optimisé en temps réel. Ces outils améliorent la communication, la flexibilité et l’efficacité sur le terrain.
     
     

Comment mieux gérer un planning de livraison ?

Tout d’abord, utilisez un outil de planification professionnel permettant de configurer les tournées, les zones de codes postaux, les chauffeurs, les camions et les capacités de chargement. Ensuite, assurez-vous que ce planning communique directement avec le logiciel du chauffeur, vous permettant ainsi d'ajouter ou de modifier des courses ou de réorganiser l’ordre des livraisons en temps réel. Intégrez également un outil de routing relié à votre planning pour optimiser les itinéraires des chauffeurs

Enfin mettez en place un processus de suivi et d'analyse des performances des livraisons. Collectez des données sur les temps de trajet, les délais de livraison, les retours clients et les incidents. Utilisez ces informations pour identifier les points faibles, ajuster les plannings futurs et former les chauffeurs. Vous pouvez aussi encourager les chauffeurs à fournir des retours réguliers sur les plannings et les itinéraires pour continuer à améliorer le processus

Comment réduire les retards de livraison ?

Commencez par mettre en place une stratégie claire depuis le départ de l’entrepôt et le chargement. C’est souvent là au départ que le temps est perdu suite à la recherche d’envois mal rangés ou d’un colis égaré. Le processus de départ doit être optimisé avec des étapes claires et simples connues des chauffeurs.

L’organisation des tournées à quai avant le chargement est aussi cruciale. Installez des zones dédiées à quai où les colis et palettes sont organisés selon les tournées et qui seront bien identifiables par les chauffeurs. Préparez à l'avance tous les documents de transports : ADR, CMR, bons de livraison dans l’ordre de la tournée.

Utilisez des outils de planification avancés pour optimiser les plannings de livraison. Intégrez des facteurs tels que les temps de trajet, les conditions de circulation, les capacités des véhicules et les temps de déchargement à chaque stop.

Informez les clients des heures de livraison estimées et des éventuels retards dès que possible. En étant pro-actif avec un outil de suivi en temps réel, vous éliminez le plus part des malentendus.

Prévenez aussi le destinataire de votre venue avec votre outil de suivi, ceci évitera les temps d’attente au chauffeur et donc du retard cumulé aux prochains stops.

Enfin, prévoyez la possibilité pour le destinataire de demander une livraison un autre jour ou une livraison chez un voisin, cela évitera les trajets inutiles pour cause d’absence.